AVG voor Fotografen & Videografen: Waarom uw Beeldbank een Risico is

Als fotograaf of videograaf bent u een creatieve professional. U vangt momenten, emoties en verhalen. U denkt in beeld, licht en compositie. U denkt waarschijnlijk niet in 'dataverwerking'.

Toch is dit de harde realiteit van de AVG: uw kernproduct—de foto of video—is een persoonsgegeven.

Zodra een persoon 'identificeerbaar' of 'herkenbaar' in beeld is, valt die afbeelding onder de wet. Dit betekent dat u niet alleen een register nodig heeft voor uw facturen, maar ook voor uw archief.

Het Grote Risico: Wanneer een Foto 'Bijzondere Data' Wordt

Dit is een enorm risico waar veel fotografen niet bij stilstaan. De AVG is extra streng op 'bijzondere' persoonsgegevens. Dit zijn data die iets zeggen over:

• Gezondheid (medische fotografie, maar ook simpelweg iemand in een rolstoel)
• Ras of etnische afkomst
• Religieuze overtuigingen (hoofddoek, kruisje, ceremonie)
• Politieke opvattingen (demonstraties)

Denk nu aan uw portfolio. Een foto van een patiënt in een ziekenhuis (gezondheid). Een bruidsreportage in een kerk of moskee (religie). Een sfeerreportage bij een politieke bijeenkomst. Zodra u dit vastlegt, verwerkt u 'bijzondere data'. Het handmatig documenteren van de *juiste juridische grondslag* hiervoor is extreem complex, maar wel verplicht in uw register.

Het 'Gedoe' van de Fotograaf: De Dubbele Administratie

Als fotograaf heeft u twee totaal verschillende datastromen die u moet documenteren in uw verwerkingsregister. Een algemeen template dekt maar de helft.

1. Uw 'Gewone' Bedrijfsadministratie

Dit is de data die elke ZZP'er heeft. U moet documenteren welke tools u gebruikt voor:

• Facturatie (bv. Moneybird, e-Boekhouden)
• Offertes en klantcontact (bv. Gmail, Trello, Asana)
• Website en portfolio (bv. Google Analytics, contactformulier)

2. Uw 'Echte' Werk: De Beeldbank

Dit is uw unieke 'gedoe'. Waar is de data (de foto's) zelf? De AP wil weten hoe u de opslag en deling van deze persoonsgegevens heeft geregeld.

• Opslag & Archief: Waar staan uw RAW-bestanden en archieven? (bv. een Externe harde schijf, een NAS, Dropbox, Google Drive?)
• Delen met Klanten: Hoe levert u de beelden aan? (bv. WeTransfer, een online gallery zoals Pixieset of Pic-Time?)
• Bewaartermijn: Hoe lang bewaart u de archieven voor een klant? 1 jaar? 5 jaar? 'Voor altijd'? U moet een termijn kiezen en documenteren in uw register.

Zonder documentatie van deze 'beeld-administratie' is uw register fundamenteel onvolledig.

De Mythe van 'Journalistieke Vrijheid'

Veel creatieven beroepen zich op de 'artistieke' of 'journalistieke vrijstelling' in de AVG. Helaas, deze vrijstelling is zeer beperkt en geldt alleen voor *pure* journalistiek (zoals een persfotograaf die voor een krant werkt).

Voor 99% van het werk (commerciële portretten, bedrijfsfotografie, bruiloften, evenementen) bent u een commerciële verwerker en gelden alle AVG-regels, inclusief de registerplicht voor ZZP'ers.