Moet mijn Boekhoudprogramma (Moneybird, e-Boekhouden) in het Verwerkingsregister?

Kort Samengevat (TL;DR)

Ja, absoluut. Uw boekhoudprogramma (zoals Moneybird, e-Boekhouden, Exact Online, etc.) is misschien wel de belangrijkste 'Verwerker' die u heeft en moet verplicht in uw verwerkingsregister.

  • U bent de 'Verwerkingsverantwoordelijke' (de baas).
  • Uw boekhoudprogramma is de 'Verwerker' (uw ingehuurde hulp).
  • U geeft hen uw meest cruciale data: uw volledige klanten- en facturatie-adminstratie.
  • Als dit meest voor de hand liggende onderdeel ontbreekt in uw register, staat u 10-0 achter bij een controle.

Elke ondernemer heeft er een: Moneybird, e-Boekhouden, Jortt, Exact Online, Rompslomp... een online tool voor de facturatie en boekhouding. Het voelt als 'uw' administratie, een tool die u 'gebruikt'.

In de ogen van de AVG-wet is het iets heel anders. U 'gebruikt' de tool niet alleen; u geeft uw complete, gevoelige administratie uit handen aan een externe partij.

En die externe partij heet een 'Verwerker'. Dit is de meest fundamentele partij die u in uw verwerkingsregister moet opnemen.

Het 'Gedoe': U bent de Baas, Zij zijn de Hulp

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is heel duidelijk: u, als ondernemer, bent de 'Verwerkingsverantwoordelijke'. U bepaalt het doel (facturen sturen, administratie bijhouden) en de middelen.

Moneybird of e-Boekhouden doet dit in uw opdracht. Zij zijn de 'Verwerker'. Als er iets misgaat, kijkt de AP eerst naar u. Zij verwachten dat u kunt bewijzen dat u hierover heeft nagedacht.

Voorbeeld: Hoe noteert u dit correct?

U kunt dus niet simpelweg "Facturatie" in uw register schrijven. U moet specificeren:

Verwerking: Financiële administratie en facturatie
Persoonsgegevens: Naam, adres, contactgegevens, KVK/BTW-nummer, bankrekeningnummer, factuurdata
Grondslag: Uitvoering van overeenkomst & Wettelijke verplichting (Belastingdienst)
Verwerker (Tool): Moneybird B.V. (U moet hier de correcte, volledige bedrijfsnaam noemen!)
Locatie: Nederland / EU
Waarborg: Verwerkersovereenkomst (DPA) afgesloten, 2FA op account.

Het Echte Risico: Een Register dat Aantoonbaar Rammelt

Stel, de AP klopt bij u aan. Ze vragen om uw register.

Als zij zien dat het meest voor de hand liggende, meest cruciale stuk software—uw boekhoudpakket—niet eens in het register staat, wat zegt dat dan over de rest van uw administratie? U bewijst op dat moment eigenhandig dat u de AVG niet serieus neemt.

Het 'gedoe' is dus niet het invullen zelf. Het 'gedoe' is het uitzoeken: Wat is de exacte juridische naam van de B.V. achter mijn software? Waar staan hun servers? Heb ik een Verwerkersovereenkomst? (Hint: ja, die heeft u geaccepteerd in de algemene voorwaarden).

Stop met Speurwerk. Vink het gewoon aan.

U kunt nu de website van uw boekhoudprogramma afstruinen op zoek naar hun juridische gegevens. Of u gebruikt onze generator.

Bij de stap "Welke tools gebruikt u?" vindt u de optie "Boekhoudprogramma's" met alle bekende Nederlandse pakketten (Moneybird, e-Boekhouden, Jortt, etc.).

U vinkt de tool aan die u gebruikt. Onze software vult automatisch de complete, juridisch correcte en actuele gegevens (naam, locatie, waarborg) voor u in.

Genereer uw register inclusief uw boekhoudsoftware (€49)