Verwerkingsregister voor Bouw, Installatie & Klusbedrijven: Waar moet u op letten?
Kort Samengevat (TL;DR)
Als aannemer, installateur of klusbedrijf werkt u vaak met uw handen, maar de administratie is net zo belangrijk voor de wet.
- Fysieke data telt mee: Papieren werkbonnen in de bus, notitieboekjes en geprinte offertes zijn óók een verwerkingsregister-plicht.
- Onderaannemers: Deelt u een klantadres met een schilder of stukadoor? Dan 'deelt' u persoonsgegevens en moet dit in uw register.
- WhatsApp: Stuurt u foto's van de klus of afspraken via WhatsApp? Dan is WhatsApp een 'Verwerker' in uw register.
Het Gevaar van 'Fysieke' Data (De Werkbon)
Veel AVG-advies gaat over websites en cookies. Maar in de bouw zit het risico vaak in de bus.
U heeft een map met papieren werkbonnen. Daarop staan namen, adressen en telefoonnummers van klanten. Die map ligt in uw bus, of op de bijrijdersstoel.
Volgens de AVG is dit een 'verwerking'. Als uw bus wordt opengebroken en die map wordt gestolen, heeft u een serieus datalek.
In uw verwerkingsregister moet u dus niet alleen uw software (zoals Exact of Moneybird) opnemen, maar ook uw "Fysieke administratie / Werkbonnen".
Onderaannemers: Data Delen is Data Verwerken
U neemt een grote klus aan en u huurt een onderaannemer in (een ZZP-schilder of elektricien). U stuurt hem een appje: "Morgen om 08:00 bij Mevrouw Jansen, Kerkstraat 1."
Op dat moment deelt u persoonsgegevens (naam + adres) met een derde partij.
In uw verwerkingsregister moet u dit proces opnemen. Bij de vraag "Met wie deelt u gegevens?" moet u invullen: "Met partners / onderaannemers ten behoeve van uitvoering van de opdracht." Doet u dit niet, dan deelt u de data illegaal.
WhatsApp: De Onzichtbare Verwerker
Bijna elke vakman gebruikt WhatsApp. Voor foto's van de situatie ("kijk, hier lekt het"), voor afspraken, en voor klantcontact.
Realiseer u goed: al die foto's en telefoonnummers staan nu op de servers van WhatsApp (eigendom van Meta/Facebook, in de VS).
WhatsApp is dus een officiële 'Verwerker' voor uw bedrijf. Dit moet in uw register staan, inclusief de vermelding dat data naar de VS gaat.
Geen tijd voor administratief gedoe?
U wilt bouwen, niet typen. Het handmatig uitzoeken van grondslagen voor werkbonnen en WhatsApp is tijdverspilling.
Onze generator is ontworpen voor de praktijk.
- Vinkje: "Gebruikt u papieren werkbonnen?" -> Wij zetten het juridisch correct in het register.
- Vinkje: "Deelt u data met onderaannemers?" -> Wij regelen de omschrijving.