AVG Register voor Schoonheidsspecialisten & Kappers: Pas op met 'Gezondheidsdata'

Kort Samengevat (TL;DR)

Ja, als kapper of schoonheidsspecialist bent u 100% verplicht een verwerkingsregister te hebben. De reden is cruciaal: u verwerkt vrijwel zeker 'bijzondere persoonsgegevens'.

  • Een simpele notitie als "allergie voor X" of "huidaandoening Y" is volgens de AVG gezondheidsdata.
  • De regels voor het verwerken van deze data zijn de allerstrengste in de wet.
  • Een 'voorbeeld' register dekt dit niet. U moet ook uw papieren klantenkaarten en online boekingstools (zoals Treatwell/Salonized) documenteren.

Als professional in de uiterlijke verzorging bent u dagelijks bezig met uw klanten. Om goed en veilig werk te leveren, houdt u notities bij. "Klant heeft allergie voor PPD (haarverf)." "Cliënt gebruikt Roaccutane." "Huid reageert gevoelig op product X."

Dit is uitstekende service. Maar in de ogen van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is dit ook een enorm risico. U bent op dat moment namelijk 'bijzondere' (medische) persoonsgegevens aan het verwerken.

De boetes en risico's op het lekken van déze data zijn vele malen hoger dan bij een 'normaal' e-mailadres. Een algemeen template is voor uw salon dus gevaarlijk en onvoldoende.

De Mythe: "Het is maar een kleine notitie"

De AVG is extreem duidelijk: alle informatie over iemands fysieke of mentale gezondheid is 'bijzondere data'. Dit omvat dus:

  • Allergie-informatie (voor verf, cosmetica, latex handschoenen)
  • Huidaandoeningen (eczeem, psoriasis, acne)
  • Contra-indicaties voor behandelingen
  • Medicijngebruik dat invloed heeft op een behandeling

Dat u deze data verzamelt met 'goede bedoelingen' (de veiligheid van de klant) is goed, maar de wet eist dat u dit met 'uitdrukkelijke toestemming' doet en dit proces *nauwkeurig documenteert* in uw verwerkingsregister.

Het 'Gedoe' van de Salon: Fysiek én Digitaal

Het 'gedoe' voor u is dat deze gevoelige data vaak op drie verschillende plekken staat. Een standaard-template dekt deze complexe realiteit niet. U moet documenteren:

1. De Fysieke Klantenkaart / Intakeformulier

Heeft u een papieren kaartenbak of map waarin u klantenkaarten met notities bewaart? De AVG geldt ook voor niet-digitale bestanden. Uw register moet vermelden:

  • Verwerking: Papieren klantenadministratie
  • Data: Naam, contactgegevens, gezondheidsdata (allergieën)
  • Beveiliging: "Wordt bewaard in een afgesloten kast/lade" (Dit is verplicht!)

2. De Online Boekingstool

Gebruikt u Treatwell, Salonized, of een vergelijkbare tool? Dit is een 'verwerker'. Staat er in het "opmerkingen" veld van die tool gevoelige data? Dan moet u dit documenteren.

3. WhatsApp en Telefoon

Veel klanten sturen hun afspraakverzoeken of vragen via WhatsApp. Als zij daarin gevoelige informatie delen, verwerkt u het ook daar. Dit moet u in kaart brengen.

Het Risico: Wat als de Kaartenbak Gestolen Wordt?

Een 'gewoon' datalek (bv. een gehackte nieuwsbrief) is al erg. Maar een datalek met *medische data* (uw gestolen klantenmap, een gehackt Salonized-account) heeft de hoogste prioriteit bij de AP.

Stop het 'Gedoe' met Klantenkaarten

U bent een expert in uiterlijke verzorging, geen jurist. U hoeft niet zelf uit te zoeken hoe u een papieren klantenkaart juridisch correct omschrijft.

Onze generator is ontworpen voor uw branche. Wij stellen u de juiste vragen:

  • "Houdt u notities bij over allergieën of huidaandoeningen?"
  • "Werkt u met papieren klantenkaarten of Treatwell?"

Wij voegen automatisch de correcte juridische documentatie toe, inclusief de juiste grondslag.

Genereer uw register voor salons (€49)