Verwerkingsregister voor Coaches & Therapeuten: Zo Gaat U Veilig Om met Gevoelige Data

Kort Samengevat (TL;DR)

Als coach of therapeut verwerkt u vrijwel altijd 'bijzondere persoonsgegevens' (data over gezondheid, mentaal welzijn). De AVG is hierop extra streng. Een gekopieerd 'voorbeeld' register is gevaarlijk en dekt deze risico's niet.

U heeft een register nodig dat specifiek uw unieke processen documenteert:

  • Cliëntendossiers en gespreksnotities.
  • Intakeformulieren (waar u naar gezondheid of welzijn vraagt).
  • Online boekingstools (zoals Calendly).

U bent coach, therapeut, of psycholoog. U helpt mensen. Maar in dat proces verzamelt u data die vele malen gevoeliger is dan die van een gemiddelde webshop of zzp'er. U verzamelt niet alleen namen en e-mailadressen; u verzamelt informatie over iemands fysieke of mentale welzijn.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) tilt extreem zwaar aan de verwerking van gezondheidsgegevens. De grootste fout die u kunt maken? Een algemeen 'voorbeeld' verwerkingsregister van internet plukken en denken dat u klaar bent.

Het Gevaar: Waarom een 'Standaard' Register Faalt

Een standaard template of voorbeeld is ontworpen voor 'gewone' data. Het dekt niet de kern van uw praktijk:

  • De Grondslag: U heeft 'uitdrukkelijke toestemming' nodig om gezondheidsdata te verwerken. Staat dit correct in uw register?
  • De Tools: Waar slaat u uw cliëntnotities op? In een 'veilige' map op Google Drive? In een specifiek EPD-systeem? Elke tool moet gedocumenteerd zijn, inclusief de beveiliging.
  • De Intake: Vraagt u in uw contact- of intakeformulier al naar de 'hulpvraag'? Dan verzamelt u op dat moment al medische data.

Het 'Gedoe' van een Coach: U bent Twee Rollen

Als coach of therapeut heeft u dubbel 'gedoe'. U moet niet alleen uw 'gewone' bedrijfsvoering documenteren, maar ook uw 'zorg'-voering.

Deel 2: De Zorgverlener / Vertrouwenspersoon

  • Cliëntdossiers (Tool: Google Drive / Dropbox / EPD, Grondslag: Uitdrukkelijke Toestemming)
  • Intakeformulier (Tool: Website-formulier / Google Forms, Grondslag: Uitdrukkelijke Toestemming)

Het handmatig uitzoeken van al deze tools, grondslagen en beveiligingsmaatregelen is extreem complex en foutgevoelig. U wilt toch niet dat een algemeen 'voorbeeld' u de baas laat zijn over de data van uw kwetsbare cliënten?

Stop met Zoeken naar een Voorbeeld.

U heeft een oplossing nodig die uw vak begrijpt. Onze generator stelt u de juiste vragen:

  • "Houdt u cliëntdossiers of gespreksnotities bij?"
  • "Vraagt u in uw intakeformulieren naar gezondheid of welzijn?"

Wij bouwen een sluitend, AVG-compliant verwerkingsregister dat wél de lading dekt.

Genereer hier uw specifieke register voor coaches (€49)