Hoe vaak moet je je verwerkingsregister updaten?

Gefeliciteerd! U heeft een verwerkingsregister opgesteld. U heeft het bestand opgeslagen in een mapje, het vinkje is gezet.

Nu de gevaarlijke vraag: wanneer kijkt u er weer naar om? Volgend jaar? Bijna geen enkele ondernemer doet dat. En dat is precies het probleem.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is niet geïnteresseerd in hoe uw bedrijf er 6 maanden geleden uit zag. Als zij vandaag aankloppen, willen ze de realiteit van *vandaag* zien. Een verouderd register is net zo fout als géén register.

De 'Triggers': Wanneer Moet u het Register Direct Bijwerken?

Het antwoord is dus niet 'jaarlijks'. Het antwoord is: zodra er iets verandert. Dit zijn de meest voorkomende 'triggers' die een update vereisen:

Trigger 1: U start met een nieuwe tool of software

Dit is de meest voorkomende. U besluit dat u een online boekingstool (bv. Calendly) wilt gebruiken. Of u begint met een e-mailmarketing tool (bv. Mailchimp). Op dat moment voegt u een nieuwe 'Verwerker' toe en start u een nieuwe 'Verwerking'. Dit moet direct uw register in.

Trigger 2: U start een nieuw proces (bv. personeel)

U bent gegroeid en u neemt uw eerste medewerker aan. Gefeliciteerd! U start nu een compleet nieuwe, extreem gevoelige verwerking: "Personeelsadministratie". U verwerkt nu BSN-nummers, kopie-ID's en ziekmeldingen. Dit is een enorme wijziging die direct in uw register moet.

Trigger 3: U stopt met een tool

Het werkt ook andersom. U stapt over van Google Analytics naar Fathom. U moet Google Analytics uit uw register verwijderen (of markeren als 'gestopt') en Fathom toevoegen.

Trigger 4: De wet verandert (Het 'Grote Gedoe')

Deze is het meest 'gemeen'. De wet staat niet stil. Een paar jaar geleden was het gebruik van Mailchimp (VS-data) in een grijs gebied. Nu is er een nieuw data-pact. Deze juridische 'waarborgen' in uw register moeten actueel zijn. Verwacht wordt dat u dit zelf bijhoudt.

De "Excel-Nachtmerrie": Waarom Gratis Onderhoud Duur is

Dit "onderhouds-gedoe" is de échte kostenpost van een 'gratis' Excel-template. Het is niet het vullen, het is het bijhouden.

Stel u voor: u bent enthousiast en probeert snel even ActiveCampaign uit. Gaat u dan echt de discipline hebben om die oude Excel-sheet op te zoeken in die vage map? De kolom te kopiëren? De juridische naam op te zoeken? De VS-doorgifte-clausule te achterhalen?

Natuurlijk niet. U gaat het niet doen. Niemand doet dat.

En zo wordt uw register in 3 maanden een document vol fouten en is het nutteloos bij een controle. Een statisch bestand is een garantie op een verouderd, illegaal register.