De 5 Meest Gemaakte Fouten in Verwerkingsregisters van ZZP'ers

U heeft de knoop doorgehakt. U heeft een verwerkingsregister opgesteld. U heeft de kolommen ingevuld en het bestand opgeslagen. Klaar. Toch?

Waarschijnlijk niet. Een 'gratis' register is een leeg document dat u zelf moet vullen met complexe juridische informatie. De kans op fouten is geen risico, het is een zekerheid.

Dit zijn de 5 fouten die wij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) direct zien afstraffen.

Fout 1: De Verkeerde 'Juridische Grondslag' Kiezen

Elke verwerking heeft een 'juridische grondslag' nodig. Veel ondernemers gokken maar wat en schrijven overal "Toestemming". Dit is fundamenteel fout.

• Voor een factuur is de grondslag "Uitvoering van een overeenkomst" en "Wettelijke verplichting" (de fiscus). U heeft hiervoor *geen* toestemming nodig (en mag die ook niet vragen).
• Voor een nieuwsbrief is de grondslag wél "Toestemming".
• Voor een contactformulier is het "Gerechtvaardigd belang" of "Uitvoering overeenkomst".

Als u de verkeerde grondslag kiest, is uw hele verwerking in principe illegaal, ook al heeft u een register. Dit zelf 'goed gokken' is een enorm risico.

Fout 2: Complexe Tools (Google/Mailchimp) als 'Simpel' Behandelen

U noteert in uw Excel: "Verwerking: Website Stats, Tool: Google Analytics". U denkt dat u klaar bent. Vergeet het maar.

Google Analytics en Mailchimp zijn Amerikaanse tools. U geeft data door naar buiten de EU. Dit is het hoogste moeilijkheidsniveau van de AVG. U moet de juridische waarborg (het 'Data Privacy Framework' of 'SCC's') correct documenteren.

Fout 3: 'Offline' & Fysieke Data Vergeten

Een register is niet alleen voor uw cloud-software. De AVG geldt voor *alle* verwerkingen, ook offline. De AP zal hier specifiek naar kijken. Heeft u hieraan gedacht?

• De papieren klantenkaarten in de la (zoals bij kappers en schoonheidsspecialisten).
• De externe harde schijf met uw foto-archieven (zoals bij fotografen).
• Uw telefoon (Contactenlijst, WhatsApp-gesprekken met klanten).

Als dit niet in uw register staat, klopt het niet met de realiteit. En dat is de definitie van een 'fout' register.

Fout 4: Alleen de 'Tool' Noemen, niet de 'Verwerker'

U schrijft op: "Boekhouding". Dat is geen 'Verwerker'. De AP wil weten WIE uw data verwerkt. U moet de volledige, juridische naam van de B.V. noteren.

• Fout: Moneybird
• Goed: Moneybird B.V. (Nederland), Verwerkersovereenkomst afgesloten.

Dit vereist uitzoekwerk (het 'gedoe') op de legal-pagina van elke tool die u gebruikt. De meesten slaan deze stap over.

Fout 5: Het Register Zien als 'Eenmalig' Project (De Excel-Nachtmerrie)

Dit is de allergevaarlijkste fout. U maakt vandaag uw Excel. U bent trots. U slaat het op. Over zes maanden begint u met een nieuwe tool. U vergeet 100% zeker uw Excel aan te passen.

Een verwerkingsregister is een levend document. Het moet *altijd* actueel zijn. Een statisch Excel-bestand is een garantie op een verouderd, en dus illegaal, register.